“Buenas Prácticas En El Proceso De Inventarios”

Información bibliográfica

Titulo (___)	“Buenas Prácticas En El Proceso De Inventarios”
	TRABAJO DE CLASE

INVENTARIOS: CONCEPTOS GENERALES

En el proceso de funcionamiento de una empresa es necesario tener un seguimiento continuo y organizado que garantice y especifique las diferentes posibilidades de capacidad y crecimiento que pueda tener. Para esta tarea es necesario llevar a cabo proceso de inventario y control de activos juicioso y dirigido a incrementar las posibilidades a futuro.

A pesar de los diversos avances tecnológicos una de las problemáticas que se observa frecuentemente en los pequeños y grandes comercios es el manejo inadecuado del inventario, es de suma importancia que las empresas estén preparadas para superar un posible trance y así poder perdurar en el mercado.

El control de inventario es una actividad compleja, para un buen manejo de este, hay que llevar registro de las entradas y salidas de materiales e insumos, así como sus costos  de forma sistematizada y estructurada en niveles y departamentos que se ocupen de cada una de los movimientos de activos dentro de la empresa.La falta de registro y control perjudica a todas las empresas ya que el uso inadecuado de inventarios genera pérdidas, mala administración de los materiales, robos, e incluso afecta directamente la productividad del servicio y/o producto que se ofrece, afectando así también a clientes, las utilidades y liquidez del capital de trabajo.

ASPECTOS GENERALES

Objetivos

Conocer las actividades y herramientas para la planeación y ejecución del inventario general de secciones de costeo, con el fin de brindar herramientas para facilitar el desarrollo de una labor en forma ágil y confiable en las  empresas.

•          Lograr el equilibrio entre el costo razonable de la inversión en inventarios y un adecuado nivel de servicio

•          Disminución de agotados y mejoras en la rotación de mercancía

•          Aumentar la rentabilidad

•          Obtener ventajas a través de la explotación del mercado

•          Minimizar costos, manteniendo unos niveles de inversión en inventarios aceptables

•          Proporcionar un adecuado nivel de servicio al cliente.

•          Mejorar la capacidad de respuesta ante cambios de la demanda

•          Anticipar una demanda esperada o planeada, protección de la inseguridad de esta y del ciclo de abastecimiento

Características

Un Sistema de Gestión de Inventarios debe:

Expresar las políticas de inventario en términos cuantitativos

Adoptar técnicas matemáticas

Proporcionar reglas de decisión

Adoptar los niveles adecuados de información

Proporcionar informes de excepción

Contextualizacion: ejemplo

Para ejemplificar el concepto de inventario se planteó una descripción que representa los intereses a futuro de ser estudiante de administración de empresas. En este caso, la contextualización del tema plantea la descripción del concepto de inventario desde una empresa de productos cárnicos y embutidos. A La Parrilla S.A.S

Beneficios Del Inventario En Una Empresa

La recepción de insumos para la producción y venta de carnes frías y carnes embutidas se manejan diferentes gamas y recepción de materias primas. Por medio de inventarios se puede conocer la cantidad del material en existencia, el faltante y llevar un registro de los costos incurridos por la empresa y si esta tiene la capacidad para asumirlos. En el proceso de producción, embalaje, certificación y empaque de productos alimenticios, se debe iniciar un proceso de inventario computarizado que permitirá a la empresa llevar el control necesario y a tiempo, evitando así retrasos porque al momento de solicitar algún material no se tenga en almacén.

La importancia de iniciar un seguimiento organizado e inventariado de cada proceso del producto, garantiza que haya una existencia continua y exacta de materias primas y materias anexas. El inventario entonces, se encargara de llevar la información necesaria al momento de realizar pedidos. Es importante establecer que las empresas que tienen un firme control de su inventario conocen su valor comercial, el valor de su producto, los productos que necesitaran en el futuro y precisamente la cantidad que se necesitara.

A La Parilla S.A.S Propuesta De Buenas Prácticas De Inventario

Objetivo General

Proponer un plan estratégico al departamento de administración para el manejo de inventarios en  A la parrilla productos cárnicos S.A.S

Objetivos Específicos

•           Diagnosticar la situación actual del manejo y control de inventarios del departamento de  producción, recepción de materia prima, recepción de materia de embalaje  en el funcionamiento de  A la parrilla productos cárnicos SAS

•           Analizar cada uno de los aspectos negativos que se desarrollan en el manejo de inventarios y así identificar el método adecuado para el manejo óptimo de este en de A la parrilla productos cárnicos SAS

•           Desarrollar un plan estratégico para mejorar los procesos administrativos en cuanto al manejo y control de inventarios en de A la parrilla productos cárnicos SAS

Aspectos Generales

El manejo de inventarios dentro de una empresa encargada de la producción  y venta de productos alimenticios lleva un papel importante dentro del sistema contable en una empresa, puesto que en el balance general el inventario a menudo es el activo corriente más grande, así mismo en el estado de resultados el inventario final se resta del costo de las mercancías para así determinar el costo de lo que hemos producido en un periodo determinado.

El manejo de inventarios que lleva se lleva en A La Parilla S.A.S ha provocado en algunas ocasiones el agotamiento de la existencia de algunos de los materiales, y en otras el acumulamiento excesivo por falta de información ordenada y actualizada.

Se considera indispensable el desarrollo de un plan estratégico para el control y manejo adecuado en el área administrativa de dicha empresa, esto solventara los inconvenientes anteriormente mencionados logrando así la satisfacción del cliente, y mejor calidad del producto. Garantizandocomo resultado, la mejora de la calidad del servicio prestado, la entrega a tiempo de los pedidos en puntos de venta.La empresa por su parte se beneficiara logrando la funcionalidad correcta de la prestación del servicio y a su vez al momento de realizar los inventarios se conocerá al final de la jornada semanal con que cantidad de material se cuanta para realizar el nuevo pedido.

Rotación De Inventarios

La rotación de inventarios es una de las razones financieras utilizadas para analizar la eficiencia en el manejo del almacén y de la cantidad de producción.Dicha rotación puede ser calculada en forma mensual, semestral o anual. Para ello, simplemente habrá que utilizar el costo que corresponda a ese período. Es decir, si calculamos la rotación mensual, podrá estructurarse la compra de insumos y materias primas, dando como resultado, el  registrodel costo que corresponda a ese período en la fórmula contable.

Si las ventas varían, el inventario deberá ser ajustado de forma práctica, ya que de lo contrario la mercancía se estancará o faltará, lo que a su vez ocasionará mayores mermas y menor calidad. Sin embargo, como el almacén contará casi siempre con múltiples productos, encontraremos que los niveles de rotación de los mismos no serán iguales. Por ello debemos realizar el cálculo de la rotación, al menos para los productos fundamentales, y mantener un adecuado control en las compras del resto de los productos con el propósito de evitar excesos y/o insuficiencias de los mismos.

Estructura De Pedidos E Inventario

Máximos y Mínimos en un almacén

Saber la capacidad máxima y mínima de almacenamiento es indispensable para el departamento de producción y almacenamiento cárnico, en aras de evitar su desabastecimiento o por el contrario la caducidad de productos de lenta rotación

       Para  calcular el Máximo se deberá tomar en cuenta:

. Capacidad de almacenamiento.

. Descuentos sobre compras.

. Precio de mayoreo.

. Capacidad de distribución del proveedor.

. Caducidad del producto.

. Mermas y fugas por exceso de almacenaje.

. Costo financiero.

. Costo de oportunidad.

Para el Mínimo deben analizarse:

. Tiempo que tarda el proveedor en resurtir. ( selección de nuevos y adecuados proveedores)

. Contingencias observadas en ese proveedor anteriormente (nivel de confiabilidad).

. Posibles fluctuaciones de la demanda.

. Caducidad del producto.

Este tipo de sistema es el más adecuado para el funcionamiento de la planta, de tal forma que justo cuando la mercancía estuviera prácticamente por acabarse y se llegara al mínimo, entonces no existiera la necesidad de llamar al proveedor para solicitar compra cuando la mercancía se termine.El mantener adecuadamente las temperaturas en los refrigeradores del almacén, cocina y barra permitirá contar con productos más frescos, mejor presentados y, sobre todo, reducir las mermas. Para descongelar un producto se recomienda hacerlo lentamente, ya que ello no permite que se degrade, sobre todo los cárnicos y embutidos de poca vida útil..

Transferencias Internas

Para estructurar de manera adecuada la rotación del inventario y evitar la merma en las plantas y puntos de venta; se pueden utilizar sistemas y formatos que refieran la rotación y prestamos entre plantas de producción y almacenaje, llevando un sistema de control que permiten el traslado de mercancías del almacén a los puntos de venta. Son de suma importancia, ya que de no elaborarlas se perdería el control tanto del almacén como de las distintas áreas de producción y de consumo. Las transferencias internas permiten legalizar las salidas del almacén.

Por otra parte, la administración y sus directivos deben tener en cuenta que, en ocasiones, el personal posee la capacidad de identificar los materiales y la materia prima que no se controlan, por lo que será necesario que sistemática y sorpresivamente realicen un seguimiento de los productos, desde que entran al almacén hasta que salen del mismo.

Adicionalmente se debe llevar un seguimiento de los días de descanso del almacenero o en los horarios que no se encuentre, pues no es correcto que varias personas tengan acceso al almacén y que también sean varios los que surtan. Porque corre el riesgo que se pierda el control, además, de que en caso de haber faltantes nunca se conocerá el responsable.

En este sentido, la importancia en el control de inventarios incide directamente en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. Si bien las ventas son el motor de la empresa, si los inventarios no operan con efectividad, no habrá material suficiente para poder producir, el cliente estará y la oportunidad de tener utilidades se disolverá. Por eso, sin inventarios, simplemente no hay ventas.El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.

Posibles Problemáticas

El microempresario, por ocuparse de varios factores dentro del proceso de la producción y funcionamiento de la empresa, difícilmente encuentra tiempo para llevar a cabo todas las funciones que en él han sido encomendadas: las compras, las ventas, la producción, el manejo de personal, del efectivo... El empresario ocupa su tiempo más en cuestiones operativas o tácticas que en labores de orden estratégico. En el caso particular de la empresa de cárnicos es necesario hacer más riguroso el seguimiento,la garante de la producción y la garante de la capacidad.

El objetivo principal es contar con información suficiente y útil  para minimizar costos de producción, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología con la consecuente disminución de gastos operativos.

Bibliografía

AGUILAR, M. (2005). Cómo controlar tu inventario. Disponible en la Web: < http://www.mailxmail.com/curso/empresa/controlartuinventario/capitulo1.htm>.

AMBLER, S. (2002). Modelado Ágil (AM). Disponible en la Web:

ARANGUREN, M. BUSTAMANTE, E. (2002). Control de Inventario. Disponible en la Web: <http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml>.

. DELL'AGNOLO, M. (2001). Inventario: Contabilidad. Métodos. Sistemas. Conteo. Ingreso: medición. Valuación. Control. Disponible en la Web: < http://html.rincondelvago.com/inventario.html>.

DIMATE, L. (2009). Tutorial Del Curso De Bases De Datos 1. Disponible en la Web: <http://atenea.udistrital.edu.co/profesores/jdimate/basedatos1/>

GARCIA, A. (2003). Manual Práctico de SQL.

PINZÓN Guevara Isarin, (2008). Mejoramiento en la gestión de inventarios Propuesta metodológica, revista indexada universidad EAFIT, 1. Disponible en la Web: <http://publicaciones.eafit.edu.co/index.php/revista-universidad-eafit/article/view/751>.